Lernen, von und mit Association Profis

24. Mai 2017

Von 2. bis 4. Mai 2017 machte der Associations World Congress (AWC) Halt in Wien. Die jährliche Veranstaltung bietet Vorträge und Workshops, die sich ausschließlich dem Austausch und der Fortbildung von Vereins- und Verbandsexperten aus aller Welt widmen. Mit Verbänden meinen wir in diesem Zusammenhang nicht unbedingt den lokalen Gesangsverein, sondern oft riesige Berufsvereinigungen („Associations“) mit wenigen hundert bis zu über hunderttausend Mitgliedern, die sich in Gesellschaften zusammenschließen um sich auf ihrem Gebiet zu vernetzen und ihre Mitglieder in Form von Kongressen weiterzubilden.

Da wir auch selbst einige wissenschaftliche Gesellschaften als Gesellschaftssekretariat betreuen, ergriffen Birgit und Irene, Association Managerinnen bei Mondial, die Gelegenheit, am Kongress in Wien teilzunehmen. Im Groben bestand die Veranstaltung aus zwei Kernelementen: Fortbildung und Netzwerken.

Netzwerken

Letzteres machte man am besten während der Pausen im großen Ausstellungsbereich. Dort konnten sich die rund 200 Teilnehmer einerseits untereinander austauschen, andererseits aber auch die Businesspartner kennenlernen, die in großer Zahl vertreten waren. Business Partner, darunter auch Mondial Congress & Events, sind Firmen, die im unmittelbaren Umfeld der Verbände und ihrer Kongresse tätig sind. Irene und Birgit konnten sich so beispielsweise über mögliche künftige Destinationen für ihre Kongresse informieren oder neue Hotels oder technische Angebote kennenlernen.

Zeit für längere Gespräche boten die umfangreichen Networking Events. Eine Welcome Reception im Austria Center Vienna und das Gala Dinner in der Hofburg Wien sollten auch zusätzlich die Veranstaltungshäuser der österreichischen Hauptstadt optimal in Szene setzen und zeigen, was technisch alles möglich ist, um unter den anwesenden Vereinsexperten Lust auf mehr zu wecken. Daher erfuhr man nebenbei einiges über österreichische Kultur und Küche. Als Einheimische kennen wir das alles natürlich in- und auswendig, aber es macht uns immer noch ein bisschen stolz, die staunenden Gesichter von Kongressteilnehmern zu sehen, wenn sie die prunkvollen Säle zum ersten Mal betreten.

 

 

 Der farbenfrohe Mondial Stand

 

Lernen


Abendveranstaltungen brauchen natürlich Themen, über die man sich angeregt unterhalten kann. Ausreichend Stoff dafür bot das umfangreiche Vortrags- und Workshopprogramm, das sich all jenen Themen widmen wollte, die die internationale Verbandsszene derzeit am meisten beschäftigen. Als hochkarätige Sprecher konnten dafür Führungspersönlichkeiten aus dem Umfeld weltweiter Associations gewonnen werden, die am Beispiel ihrer eigenen Organisation Lösungsansätze in Form von Case Studies präsentierten.
Nach den wichtigsten langfristigen Baustellen innerhalb ihrer eigenen Verbände gefragt, waren Irene und Birgit nach nur kurzer Diskussion geschlossen derselben Meinung. Die größten Herausforderungen für die Zukunft sind:

1)    Nachwuchs: Wie finde ich frische Freiwillige für unseren Vorstand, die in der Lage sind, die Gesellschaft in die Zukunft zu führen?
2)    Zusammenhalt: Wie schaffe ich es, dass meine mehreren hundert Mitglieder sich als Teil einer Gemeinschaft verstehen und sich entsprechend einbringen?
3)    Initiative und Engagement: Wie animiere ich meine Mitglieder dazu, mitzuarbeiten?

Wurden diese Fragen am AWC beantwortet? Die Antwort ist ein klares „Jein“. Was wir auf jeden Fall gelernt haben ist, dass wir mit unseren Herausforderungen nicht allein da stehen. Von Ärzteverbänden über Industriellenvereinigungen bis hin zu Kleintierzüchtern, es gibt weltweit kaum Associations, die nicht an Strategien für die Lösung dieser drei Probleme basteln. Neben der Digitalisierung stand vor allem der Nachwuchs im Zentrum des Vortragsprogramms des AWC. Darunter waren durchaus nützliche Tipps, die uns unsere tägliche Arbeit in Zukunft erleichtern werden. Andere Case Studies wiederum waren zu sehr auf das internationale Umfeld oder spezielle Zielgruppen zugeschnitten, um auf unsere Fälle übertragen werden zu können.


Fazit


Als Gesellschaftssekretariat haben wir einen klaren Vorteil: Wir sind eine Konstante im abwechslungsreichen Vereinsleben. Die Vorstände und Mitglieder engagieren sich allesamt freiwillig. Unsere Aufgabe ist es, Strukturen zu schaffen, Aufgabenverteilungen klar zu definieren und Kommunikationskanäle zu öffnen und damit unsere Freiwilligen mit kulturellen und strukturellen Werkzeugen auszustatten, mit denen sie leichter arbeiten können.

Die geeigneten Maßnahmen muss jede Organisation für sich selbst finden, wir schätzen jedoch die am AWC gewonnene Möglichkeit, von den ganz großen internationalen Associations zu lernen und ihre Ratschläge in die Arbeit mit unseren kleineren nationalen Associations einfließen zu lassen.