Kongress­organisation (PCO)

Das könnte Ihnen so passen

Zuverlässig und mit Liebe zum Detail. So organisieren wir Kongresse. Und wie es scheint, machen wir unsere Sache ganz gut: die Treue unserer nationalen und internationalen Kunden ist der beste Beweis.

Ob der Kongress nun klein oder groß, national oder international ist, ob einzelne Leistungen gefragt sind oder ein Rund-um-Sorglos-Paket, ob wir Zulieferer oder Partner sind: Wir übernehmen gerne die gewünschte Rolle – in Wien, Österreich und ganz Europa.

Als Kongressorganisationsbüro geleiten wir Sie durch die Wirren des Steuerrechts sowie aktuellster Compliance-Vorschriften und Visa-Regelungen. Sorgen dafür, dass Kongressteilnehmer mühelos zu ihren Fortbildungspunkten kommen. Zeigen spannende Alternativen für Vortragsformate und Varianten des Netzwerkens auf. Reduzieren Ausgaben, etwa durch geschicktes Verhandeln mit Leistungsträgern. Durchforsten Verträge, damit versteckte Kosten und Risiken aufgespürt und vermieden werden können.

So bleibt Ihr Kopf frei für das Wesentliche.
Hier eine Auswahl unserer Leistungen:

  • Erstellung eines Aktions- und Zeitplanes für die Veranstaltung mit Zuständigkeiten und Meilensteinen
  • Organisationsmeetings mit Ihnen, dem Veranstalter
  • Beratung und Logistik für die gesamte Kongressorganisation unter Berücksichtigung der Kongressziele
  • Zentrale Anlaufstelle für Veranstalter, Lieferanten, Referenten, Teilnehmer und Aussteller
  • Verhandlung, Beauftragung und Kontrolle notwendiger Lieferanten in Rücksprache mit dem Veranstalter
  • Erstellung eines Kongressberichts inklusive Statistiken
  • Unterstützung in der Analyse steuerlicher Aspekte
  • Erstellung und laufende Aktualisierung eines detaillierten Kongressbudgets
  • Einrichtung eines finanziellen Berichtwesens
  • Eröffnung eines separaten Kongresskontos für Transparenz aller Transaktionen
  • Kontinuierliche Kosten- und Einnahmenkontrolle
  • Erstellung der Kongressabrechnung
  • Beratung bei der Ausstattung und Konzeption der optimalen Raum- und Flächenbelegung
  • Vertragsverhandlung bzw. -abschluss mit dem Tagungshaus/Kongresszentrum
  • Organisation von Begehungen mit dem Veranstalter und/oder Industriepartnern
  • Angebotseinholung, Bestellung und Organisation von Technik, Catering, Dolmetsch, Beschilderung, Dekoration und anderer relevanter Lieferanten vor Ort
  • Einsatzplanung, Organisation und Überwachung der Kongressaushilfen
  • Koordination und Organisation der Annahmestelle für Vorträge
  • Bestellung und Organisation des Posterbereichs
  • Entwicklung eines Marketingplans unter Berücksichtigung der Kongressstruktur und -kultur
  • Koordination der Entwicklung einer graphischen Kongressidentität
  • Koordination der Produktion von Drucksorten (Flyer, Ankündigungen, Konferenzprogramm, Plakate, etc.)
  • Produktion von Sonderdrucksorten (Einladungen für Rahmenprogramme, Urkunden, Gutscheine, etc.)
  • Koordination der Erstellung und laufende Aktualisierung einer Kongresswebsite r
  • Beratung bei der Nutzung von sozialen Netzwerken und interaktiven Web Tools
  • Koordination von Medienarbeit über eine professionellen PR Agentur
  • Aufsetzen einer Online-Kongressregistratur und Verknüpfung mit der Website
  • Laufende Korrespondenz mit den Teilnehmern bezüglich der Anmeldung, der Unterbringung, des Gesellschaftsprogramms, Transfers und der allgemeinen Information über die Kongressdestination
  • Möglichkeit der Anmeldung online oder per Faxanmeldeformular. Versendung von Anmeldebestätigungen für gebuchte Kongressleistungen
  • Inkasso der Teilnahmegebühren via Banküberweisung oder per Kreditkarte über eine gesicherte Verbindung; Einmahnung von Außenständen
  • Visa Handling: Versand von Einladungsbriefen in Koordination mit dem Kongressveranstalter. Auf Wunsch Integration in den Anmeldungsprozess
  • Zusammenstellung der Tagungsunterlagen für die Kongressteilnehmer
  • Einrichtung und Betreuung eines Registraturschalters vor Ort für die Anmeldung neuer Teilnehmer und Ausgabe der Unterlagen
  • Versand von Einladungsbriefen an potenzielle Vortragende
  • Koordination der Anmeldung, Reiseplanung und Zimmerbuchung gemäß Vorgaben des Veranstalters
  • Abrechnung von Reisespesen und Honoraren
  • Laufende Korrespondenz mit den Sprechern, Vorsitzenden und VIPs
  • Einrichtung eines separaten Empfangsschalters für Sprecher, Vorsitzende und VIPs am Kongress und/oder im Hotel
  • Ausarbeitung von Konzept und geeigneten Vorschlägen für verschiedene Abendveranstaltungen
  • Angebotseinholung, Kontrahierung und Verrechnung  von Lieferanten
  • Gestaltung von Texten für Einladungen, Drucksorten und Kongresswebsite
  • Einladungsmanagement gemäß Vorgabe des Veranstalters
  • Erstellung und Überwachung eines Regieplanes für jede Veranstaltung
  • Koordination der Leistungsträger (Location, Dekoration, Beschilderung, Veranstaltungstechnik, Catering, Künstler, Transfers,...) und Betreuung der Veranstaltungen vor Ort
  • Beratung des Veranstalters hinsichtlich passender und neuer Vortragsformate unter Berücksichtigung der geplanten Inhalte sowie des Zielpublikums
  • Beratung des Veranstalters im Bereich Content Management und Koordination aller dazugehöriger Teilgebiete (z.B. Hybrid Meetings, Präsentationsaufzeichnungen, Webcasts, etc.)
  • Aufsetzen der Online Abstract Einreichungsseite unter Berücksichtigung der Vorgaben des Veranstalters (Struktur des Abstracts und des Full Papers, Key-Words, maximale Zeichenanzahl, Themengebiete, etc.)
  • Call for Abstracts und Papers mit Einreichungs-Richtlinien
  • Bestätigung des korrekten Eingangs der Abstracts
  • Aufteilung der wissenschaftlichen Beiträge auf die Begutachter nach festzulegenden Richtlinien
  • Online-Bewertung durch Begutachter mittels einer vorher festgelegten Bewertungsskala
  • Listenerstellung nach verschiedenen Kriterien als Entscheidungshilfe für das wissenschaftliche Komitee über die Akzeptanz der Beiträge
  • Einteilung der Beiträge auf Basis der Entscheidung des wissenschaftlichen Komitees
  • Benachrichtigung der Einreicher über Absage oder Annahme mit Information über Vortragsdauer, Postergröße, etc.
  • Erstellung und Versand von schriftlichen Einladungen an eingeladene Referenten und Vorsitzende sowie Erfassung der Zu- und Absagen
  • Formatierung aller Abstracts und Übertragung in das vorgegebene Layout zur Drucklegung, oder zur elektronischen Bereitstellung (z.B. CD-ROM)

Wir kümmern uns um die Approbation und Zertifizierung Ihrer Veranstaltung nach nationalen, beziehungsweise internationalen Kriterien.

  • Korrespondenz mit der akkreditierenden Institution, z.B. Akademie der Ärzte / dem European Accreditation Council for Continuing Medical Education (EACCME)
  • Durchführung des Approbationsprozesses mit der entsprechenden Stelle, in Zusammenarbeit mit dem Veranstalter
  • Übermittlung der erforderlichen Dokumente (wissenschaftliches Programm, Teilnehmerlisten, etc.) an die Approbierungsstelle
  • Monitoring des Programmablaufs und Gewährleistung, dass der Programmablauf den Standards einer akkreditierten Veranstaltung gerecht wird
  • Erstellung der Teilnahmebestätigung nach Richtlinien der Approbationsstelle
  • Beratung bei der Auswahl des passenden Prozesses für die Erfassung der Fortbildungspunkte der Teilnehmer (z.B. elektronische Erfassung über Namensschildscan)
  • Koordination der Ausgabe von Teilnahmebestätigungen an die Teilnehmer (z.B. Ausgabe an der Registratur, Druck über Selbstbedienungsterminals  vor Ort oder Bereitstellung online über einen geschützten Link nach der Veranstaltung)
  • Bei Bedarf Übermittlung der Fortbildungspunkte der einzelnen Teilnehmer an die entsprechende Ärztekammer 
PCO

1013

Kongresse mit
Gesamtorganisation

987

Kongresse mit
Teilorganisation

Seit Gründung 1966

28.953

abgewickelte Registraturen/Jahr

2.358

betreute Vorträge/Jahr

12

aktuelle EU Umsatzsteuernummern