Kongress­organisation (PCO)

Das könnte Ihnen so passen

Zuverlässig und mit Liebe zum Detail. So organisieren wir Kongresse. Und wie es scheint, machen wir unsere Sache ganz gut: die Treue unserer nationalen und internationalen Kund*innen ist der beste Beweis.

Ob der Kongress nun klein oder groß, national oder international ist, ob einzelne Leistungen gefragt sind oder ein Rund-um-Sorglos-Paket, ob wir Zuliefer oder Partner sind: Wir übernehmen gerne die gewünschte Rolle – in Wien, Österreich und ganz Europa.

Als Kongressorganisationsbüro geleiten wir Sie durch die Wirren des Steuerrechts sowie aktuellster Compliance-Vorschriften und Visa-Regelungen. Sorgen dafür, dass Kongressteilnehmer*innen mühelos zu ihren Fortbildungspunkten kommen. Zeigen spannende Alternativen für Vortragsformate und Varianten des Netzwerkens auf. Reduzieren Ausgaben, etwa durch geschicktes Verhandeln mit Leistungsträger*innen. Durchforsten Verträge, damit versteckte Kosten und Risiken aufgespürt und vermieden werden können.

So bleibt Ihr Kopf frei für das Wesentliche.
Hier eine Auswahl unserer Leistungen:

  • Erstellung eines Aktions- und Zeitplanes für die Veranstaltung mit Zuständigkeiten und Meilensteinen
  • Organisationsmeetings mit Ihnen, dem/der Veranstalter*in
  • Beratung und Logistik für die gesamte Kongressorganisation unter Berücksichtigung der Kongressziele
  • Zentrale Anlaufstelle für Veranstalter, Subpartner*innen, Referent*innen, Teilnehmer*innen und Vorsitzende
  • Verhandlung, Beauftragung und Kontrolle notwendiger Lieferant*inen in Rücksprache mit dem/der Veranstalter*in
  • Erstellung eines Kongressberichts inklusive Statistiken
  • Unterstützung in der Analyse steuerlicher Aspekte
  • Erstellung und laufende Aktualisierung eines detaillierten Kongressbudgets
  • Einrichtung eines finanziellen Berichtwesens
  • Eröffnung eines separaten Kongresskontos für Transparenz aller Transaktionen
  • Kontinuierliche Kosten- und Einnahmenkontrolle
  • Erstellung der Kongressabrechnung
  • Beratung bei der Ausstattung und Konzeption der optimalen Raum- und Flächenbelegung
  • Vertragsverhandlung bzw. -abschluss mit dem Tagungshaus/Kongresszentrum
  • Organisation von Begehungen mit dem/der Veranstalter*in und/oder Industriepartner*innen
  • Angebotseinholung, Bestellung und Organisation von Technik, Catering, Dolmetsch, Beschilderung, Dekoration und anderer relevanter Lieferanten vor Ort
  • Einsatzplanung, Organisation und Überwachung der Kongressaushilfen
  • Koordination und Organisation der Annahmestelle für Vorträge
  • Bestellung und Organisation des Posterbereichs
  • Entwicklung eines Marketingplans unter Berücksichtigung der Kongressstruktur und -kultur
  • Koordination der Entwicklung einer graphischen Kongressidentität
  • Koordination der Produktion von Drucksorten (Flyer, Ankündigungen, Konferenzprogramm, Plakate, etc.)
  • Produktion von Sonderdrucksorten (Einladungen für Rahmenprogramme, Urkunden, Gutscheine, etc.)
  • Koordination der Erstellung und laufende Aktualisierung einer Kongresswebsite
  • Beratung bei der Nutzung von sozialen Netzwerken und interaktiven Web Tools
  • Koordination von Medienarbeit über eine professionellen PR Agentur
  • Aufsetzen einer Online-Kongressregistratur und Verknüpfung mit der Website
  • Laufende Korrespondenz mit den Teilnehmer/innen bezüglich der Anmeldung, der Unterbringung, des Gesellschaftsprogramms, Transfers und der allgemeinen Information über die Kongressdestination
  • Inkasso der Teilnahmegebühren via Banküberweisung oder per Kreditkarte; Einmahnung von Außenständen
  • Visa Handling: Versand von Einladungsbriefen in Koordination mit dem Kongressveranstalter. Auf Wunsch Integration in den Anmeldungsprozess
  • Zusammenstellung der Tagungsunterlagen für die Kongressteilnehmer/innen
  • Einrichtung und Betreuung eines Registraturschalters vor Ort für die Anmeldung neuer Teilnehmer/innen und Ausgabe der Unterlagen
  • Versand von Einladungsbriefen an potenzielle Vortragende
  • Koordination der Anmeldung, Reiseplanung und Zimmerbuchung gemäß Vorgaben der Veranstalter*innen
  • Abrechnung von Reisespesen und Honoraren
  • Laufende Korrespondenz mit den Sprecher*innen, Vorsitzenden und VIPs
  • Einrichtung eines separaten Empfangsschalters für Sprecher*innen, Vorsitzende und VIPs am Kongress und/oder im Hotel
  • Ausarbeitung von Konzept und geeigneten Vorschlägen für verschiedene Abendveranstaltungen
  • Angebotseinholung, Kontrahierung und Verrechnung von Leistungsträger*innen
  • Gestaltung von Texten für Einladungen, Drucksorten und Kongresswebsite
  • Einladungsmanagement gemäß Vorgabe des Veranstalters
  • Erstellung und Überwachung eines Regieplanes für jede Veranstaltung
  • Koordination der Leistungsträger (Location, Dekoration, Beschilderung, Veranstaltungstechnik, Catering, Künstler, Transfers,...) und Betreuung der Veranstaltungen vor Ort
  • Beratung des Veranstalters hinsichtlich passender und neuer Vortragsformate unter Berücksichtigung der geplanten Inhalte sowie des Zielpublikums
  • Beratung des Veranstalters im Bereich Content Management und Koordination aller dazugehöriger Teilgebiete (z.B. Hybrid Meetings, Präsentationsaufzeichnungen, Webcasts, etc.)
  • Erstellung und Versand von schriftlichen Einladungen an eingeladene Referent*innen und Vorsitzende sowie Erfassung der Zu- und Absagen
  • Aufsetzen der Online Abstract Einreichungsseite unter Berücksichtigung der Vorgaben des Veranstalters (Struktur des Abstracts und des Full Papers, Key-Words, maximale Zeichenanzahl, Themengebiete, etc.)
  • Call for Abstracts und Papers mit Einreichungs-Richtlinien
  • Bestätigung des korrekten Eingangs der Abstracts
  • Aufteilung der wissenschaftlichen Beiträge auf die Begutachter*innen nach festzulegenden Richtlinien
  • Online-Bewertung durch Begutachter*innen mittels einer vorher festgelegten Bewertungsskala
  • Einteilung der Beiträge auf Basis der Entscheidung des wissenschaftlichen Komitees
  • Benachrichtigung der Einreicher*innen über Absage oder Annahme mit Information über Vortragsdauer, Postergröße, etc.
  • Weiterleitung aller zugenommenen Abstracts in einem einheitlichen Layout zur Drucklegung

Wir kümmern uns um die Approbation und Zertifizierung Ihrer Veranstaltung nach nationalen, beziehungsweise internationalen Kriterien.

  • Korrespondenz mit der akkreditierenden Institution, z.B. Akademie der Ärzte / dem European Accreditation Council for Continuing Medical Education (EACCME)
  • Durchführung des Approbationsprozesses mit der entsprechenden Stelle, in Zusammenarbeit mit dem/der Veranstalter*in
  • Übermittlung der erforderlichen Dokumente (wissenschaftliches Programm, Teilnehmer*innenlisten, etc.) an die Approbierungsstelle
  • Monitoring des Programmablaufs und Gewährleistung, dass der Programmablauf den Standards einer akkreditierten Veranstaltung gerecht wird
  • Erstellung der Teilnahmebestätigung nach Richtlinien der Approbationsstelle
  • Beratung bei der Auswahl des passenden Prozesses für die Erfassung der Fortbildungspunkte der Teilnehmer*innen (z.B. elektronische Erfassung über Namensschildscan)
  • Koordination der Ausgabe von Teilnahmebestätigungen an die Teilnehmer*innen (z.B. Ausgabe an der Registratur, Druck über Selbstbedienungsterminals vor Ort oder Bereitstellung online über einen geschützten Link nach der Veranstaltung)
  • Bei Bedarf Übermittlung der Fortbildungspunkte der einzelnen Teilnehmer*innen an die entsprechende Ärztekammer

Veranstaltungssicherheit

  • Mitarbeiter*innen mit Ausbildung zum Covid-19-Beauftragten
  • Erstellung von Sicherheitskonzepten für eigene Veranstaltungen
PCO

1137

Kongresse mit
Gesamtorganisation

1043

Kongresse mit
Teilorganisation

Seit Gründung 1966

28.953

abgewickelte Registraturen/Jahr

2.358

betreute Vorträge/Jahr

21

aktuelle EU Umsatzsteuernummern