Ausstellung und Sponsoring

Ihr Event im Rampenlicht

Ausstellungs- und Sponsoring-Möglichkeiten von Kongressen und Konferenzen bestmöglich auszuleuchten, kann eine knifflige Sache sein.

Wenn es darum geht, deren Rahmen und Umfang festzulegen, sind Fachwissen, Marktkenntnisse, aber auch Gespür für das Gegenüber gefragt. Viel davon bringen wir mit – der Rest ergibt sich durch persönliche Gespräche.

Die Erwartungen vonseiten der Industrie können wir dank unserer Kontakte gut einschätzen, und so das Profil Ihres Kongresses schärfen.

Wichtig ist auch zu wissen, welche Verhaltens-Codices (Stichwort Compliance) maßgeblich sind. Außerdem gilt es Erfahrungen von vergangenen Kongressen ebenso wie die Entwicklung konkurrierender Kongresse zu durchleuchten, und noch vieles mehr.

Hier eine Auswahl unserer Leistungen:

  • Erstellung eines Ausstellungs- und Sponsoringkonzepts für den Kongress
  • Recherche potentieller Sponsoren und Aussteller und relevanter Kontaktpersonen
  • Erstellung und Versand von Einladungsbroschüren inklusive Voranmeldungs- und Vertragsformular
  • Marketing und Verkauf von Sponsoringpaketen, Ausstellungsfläche, etc.
  • laufende Korrespondenz mit den Interessenten (per E-Mail und telefonisch)
  • Abwicklung der Verträge mit der Industrie, Rechnungslegung und Zahlungsüberwachung sowie Verwaltung der eingehenden Gelder
  • Vor-Ort-Präsenz während des Kongresses: Betreuung der Firmen während des Auf- /Abbaus und während der Tagung
  • Buchhaltung und Schlussabrechnung mit dem Veranstalter
  • Versand von Dankesschreiben an die Industrie und Einholen von Feedback
  • Erstellung und Versand einer Ausstellerinformation mit Details zur technischen und organisatorischen Abwicklung vor Ort (z.B. Anlieferung, Transport, Mietmöbel, Auf- und Abbau, örtliche Besonderheiten, etc.)
  • Vermessen der Ausstellungsfläche, Aufrisszeichnung unter Berücksichtigung von Cateringbereichen, der wissenschaftlichen Posterausstellung, etc.
  • Erstellung des Ausstellungsplans; Standvergabe in Absprache mit dem Veranstalter
  • Schnittstelle zwischen Veranstaltungsort und Ausstellern
  • Koordination der Sublieferanten (Standbau, etc.)
  • Sponsorenakquise, schriftlich und telefonisch
  • Erstellung und Verkauf individueller Sponsoringpakete und einzelner Sponsoringleistungen (Symposien, Inserate, etc.) in Absprache mit dem Veranstalter
  • Verkauf und Organisation von Inseraten und Anzeigen für Drucksorten
  • Koordination, Organisation und Durchführung vereinbarter Sponsoringpakete und -leistungen
DMC

126

Aussteller
Größte Fachausstellung

8

Aussteller
Kleinste Fachausstellung

1.847

Laufmeter Systemstandbau/Jahr

242

betreute Sponsoren/Jahr

51

Wochen/Jahr Compliance Check EFPIA, EUCOMED etc.